বিদেশে উচ্চশিক্ষার জন্য যোগাযোগের প্রধান ও সহজ মাধ্যম হল ইমেইল

বিদেশে উচ্চশিক্ষার জন্য যোগাযোগের প্রধান ও সহজ মাধ্যম হল ইমেইল। কিন্তু এই গুরুত্বপূর্ণ বিষয়টি বিদেশে উচ্চ-শিক্ষা প্রত্যাশী শিক্ষার্থীদের জন্য অনেক সময় যথেষ্ট পীড়াদায়ক। সহজ অথচ গুরুত্বপূর্ণ এই কাজটিতে কাকে লিখব, কিভাবে লিখব আর সম্বোধনটাই বা কি হবে, কোথায় পাব তাদের সম্পর্কে তথ্য বা তাদের ই-মেইল Address টাই বা কি ইত্যাদি এরুপ হাজারো Confusion জটিল করে তোলে।

কাকে ই-মেইল করবেন?
International Admission Department: সাধারণভাবে ভর্তি সংক্রান্ত যেকোন তথ্যের জন্য বিশ্ববিদ্যালয়ের International Admission ডিপার্টমেন্ট এ ই-মেইল করা যায়। ই-মেইল এড্রেস ওয়েবসাইটে International Admission ওয়েব পেইজটিতে পাওয়া যায়। USA, Canada প্রভৃতি দেশের বেশিরভাগ বিশ্ববিদ্যালয়ে Program ভেদে Admission এর আলাদা আলাদা E-mail Address হয়ে থাকে।

প্রফেসর/ সুপারভাইজার:
MS বা PhD প্রাগ্রামে ভর্তিচ্ছু শিক্ষার্থীদের Funding বা Fellowship এর ব্যাপারে আগ্রহ থাকে অনেক। এই Fund মূলত: প্রফেসরদের Grant থেকে আসে যেখানে শিক্ষার্থী প্রফেসরের অধীনে কাজ করে থাকে Teaching Assistant বা TA হিসেবে। এজন্য কোনো প্রফেসরের রিসার্চ ডোমেইন শিক্ষার্থীর ইন্টারেস্টের সাথে মিলে যায় তাহলে ইন্টারেস্টের কথা তাঁকে জানিয়ে ইমেইল করতে হয়। ইমেইলটিতে প্রফেসর Convinced হলে ফরমালি আবেদন করতে বলা হয়। তবে এক্ষেত্রে প্রয়োজন করলে তিনি শিক্ষার্থীকে Skype-এ ডাকতে পারেন। ফান্ড না থাকলে সেটাও জানাবেন। আমেরিকা, ইউকে কানাডার কিছু কিছু ইউনিভার্সিটিতে আবেদন করার পূর্বশর্তই হলো আগে প্রফেসরের সাথে যোগাযোগ করে তাকঁ ম্যানেজ করা। ইদানিং মালয়েশিয়ার কিছু পাবলিক বিশ্ববিদ্যালয়ে রিসার্চ বেস্ড কোর্সের ভর্তিতে ( এমনকি Fund ছাড়াও) আমরা এই নিয়মটি দেখেছি।এ সংক্রান্ত সাধারণ কোনো তথ্য জানতে গ্রাজুয়েট কো-অরডিনেটরকে ই-মেইল করা যায়।
আমেরিকায় বিশ্ববিদ্যালয় শিক্ষকগণ Faculty Member হিসেবে পরিচিত। প্রতিটা ডিপার্টমেন্টের ওয়েব সাইটে Faculty বা Faculty Member নামের কলামে প্রফেসরের লিস্ট, তাদের সম্পর্কে তথ্য, তাদের রিসার্চ ইন্টারেস্ট ইত্যাদির পাশাপাশি তাদের ফান্ডিং সোর্স, নতুন স্টুডেন্ট নিবেন কিনা এসব তথ্যও পাওয়া যায়। তাদের রিসেন্ট পাব্লিকেশন বা রিসার্চগেটে তাদের সম্পর্কে সার্চ করেও জানা যাবে তাদের রিসেন্ট রিসার্চ সম্পর্কে।

ই-মেইলের সম্ভাব্য বিষয়বস্তু:
অতিরঞ্জিত কথা বাদ দিয়ে কেবল মূল বিষয়টুকুই ই-মেইলে লিখতে হবে। মনে রাখতে হবে আপনার ইমেইলটি যদি প্রফেসরের বিরক্তির উদ্রেক করে তবে সম্ভাবনা থাকলেও আপনাকে নিরাশই হতে হবে। আপনার লেখাটির ভাষা যেমন প্রাঞ্জল হবে তেমনি প্রফেশনাল ও কম্প্যাক্ট হতে হবে।
ই-মেইলের সাবজেক্টটি এমন হতে হবে যা তাঁকে পুরো মেইলটি পড়তে আগ্রহী করে তোলে।
 ই-মেইলে সম্বোধন কি হবে?
লাস্ট নেম (ফ্যামিলি নেম) বা নামের শেষাংশ ধরে সম্বোধন করা আমেরিকা- কানাডায় রেওয়াজ হয়ে গেছে নেম বা ধরে ডাকে। তাই ইমেইল সম্বোধনে তাদের লাস্ট নেম এবং যাকে ইমেইলটি করা হচ্ছে তিনি PhD ডিগ্রিধারী বলে নামের আগে Dr. লিখতে হবে। ধরুণ আপনি যে প্রোফেসরকে ইমেইল করবেন তার নাম James Morrison তাহলে আপনি তাকে Dr. Morrison বলে সম্বোধন করতে পারেন অথবা Dear Professor ও লিখতে পারেন। এক্ষেত্রে Dear বা Sir সম্বোধন করার প্রয়োজন নেই।
ই-মেইলের Body:
ই-মেইলের Body তে প্রথমেই আপনার কারেন্ট স্ট্যাটাস, রিসার্চ ইন্টারেস্ট সংক্ষেপে লিখতে হবে। এই প্রফেসরের সাথে কেন কাজ করতে চান, তার কোন কোন পেপার আপনি পড়েছেন, যদি পারেন আপনার ইন্টারেস্টের সাথে প্রোফেসরের কাজের একটা লিংকেজসহ প্রাঞ্জল ভাষায় লিখবেন। মনে রাখবেন আপনার Sincerity এবং Dedication ই-মেইলের ভাষায় প্রকাশিত হবে যা প্রফেসরকে আরো আগ্রহী করে তুলবে। একই রকম ইমেইল সবাইকে দেবেন না।

নিচের মেইলটি লক্ষ্য করুন-
Dear Professor,
I am Monirul Islam. I have completed my BSC (Honors) from the Institute of Nutrition and Food Science of the University of Dhaka, the leading Public University of Bangladesh. Now, I want to pursue my MS degree from a reputed university of the United States. I feel an intense interest in the field of Nutrition Related Non-communicable Diseases because I think it will be the major challenge for the future world as it is increasing very rapidly throughout the world.
My GRE aptitude test score is 317 (AWA-3.0, Verbal-150, Quant-167). My undergrad CGPA is 3.67 (1st year-3.30, 2nd year-3.50, 3rd year-3.80, 4th year-3.98) on a scale of 4.0.
I have two research paper and some unpublished research experience as well.
I will take my IELTS on 19th December and will apply for Fall-16. I believe I could easily be able to fill the requirement set by the Michigan State University.
I have visited your page online and found myself very much interested in working with you. The arena you are working with is very much fascinating for me.
Please, let me know whether it is possible to accommodate and support me in your research group as an MS student.
I am eagerly waiting for your kind response.
Sincerely,
Md. Monirul Islam.
একটু খেয়াল করলেই বুঝবেন এটা একটা জেনেরিক ইমেইল, যা অনেককেই করা হয়েছে । এখানে- I have visited your page online and found myself very much interested in working with you. The arena you are working with is very much fascinating for me. – কথাটি সব প্রফেসরকেই লেখা যায়। কিন্তু আপনি যদি- I have also visited your online page and wish to work with you as an MS student. The arena you are working with is very much fascinating for me especially, the Molecular and cellular metabolism in cancer and obesity as well as the therapeutic approach of bio-active food components for cancer and obesity. I am also interested in working on nutritional genetics, diabetes and cardiovascular disease- এভাবে লেখেন তাহলে প্রফেসর বুঝবেন যে আপনি কিছুটা হলেও তার রিসার্চ এরিয়া গুলো দেখেছেন। আরো ভালো হয় আপনি যদি প্রফেসরের রিসেন্ট দুইএকটা পেপার নিয়ে লেখেন। আর এভাবে একেকজন প্রফেসর সম্পর্কে বিস্তারিত জেনে তাকে ই-মেইল করা বেশ সময়সাপেক্ষ। এতে ধৈর্যশীল হতে হবে।

ইমেইলের Reply না পেলে:
সব ক্ষেত্রে মেইলটির জবাব পাবেন এমনটি আশা করাও যাবেনা। একজন আমেরিকান প্রফেসর বাস্তবিক অর্থে অনেক ব্যাস্ত থাকেন। আর প্রফেসরদের যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম যেহেতু ইমেইল তাই তারা প্রতিদিন অসংখ্য ইমেইল পান যার অধিকাংশই আরো অনেক আমারটির চেয়েও অনেক গুরুতবপূর্ণ। তারপরও তারা ইমেইলের Reply অনেক গুরুত্বের সাথেই দিয়ে থাকেন। কিন্তু আপনাকেও ইমেইল করার সময় কিছু কৌশল অবলম্বন করতে হবে। তার আগে জেনে নেওয়া যাক কি কি কারণে আপনি Reply না পেতে পারেন-
১। হয়ত প্রোফেসর নতুন স্টুডেন্ট নিবেন না বা তার কাছে আপনাকে পে করার মত ফান্ড নেই। কিন্তু এটাও অনেক প্রোফেসর জানিয়ে দেন সাধারণত।
২। আপনি হয়ত জেনেরিক টাইপ ইমেইল করেছেন অথবা আপনার লেখাটা গোছানো না।
৩। হয়তো অনেক ই-মেইলের ভিড়ে আপনার ইমেইলটা চাপা পড়ে গেছে। এক্ষেত্রে Official Time আপনাকে মেইন্টেইন করতে হবে। অধিকাংশ দেশে শনি-রবিবার ছুটি থাকে। এই দু’দিন অধিকাংশ প্রফেসর ই-মেইল চেক করেন না। তাই এসময় ই-মেইল করলে পরবর্তী কার্যদিবসের আগে হয়ত আপনার ইমেইল টা চাপা পড়ে যাবে। তাই ই-মেইল করতে হবে বাকি ৫ দিনের কর্মদিবসে।সময় গুনে যখন ওখানে যখন অফিস শুরু হয় তার কিছুক্ষণ আগে। তাহলে তারা অফিসে এসে যখন ইমেইল চেক করবে আপনার টা হয়ত প্রথম দিকেই থাকবে। তাছাড়া এসময় তারা একটু ফ্রেস মুডে থাকে। তারপরও যদি রিপ্লে না পান তাহলে ২-৩ দিন পরে একটা ফলো আপ ইমেইল করতে পারেন। যেমন-
”Dear Professor,
I emailed you five days ago. Perhaps, you are busy in your working. My today’s email is just for remembering.
I am waiting for your kind response.
Sincerely Yours,
Monirul Islam.”

এটা ছাড়াও অনেক ইউনির্সিটির ওয়েব সাইটে তাদের প্রফেসরদের ইমেইল করার গাইডলাইন থকে।

কখন থেকে ইমেইল করা শুরু করবেন?
মোটামুটি থার্ড ইয়েরের শেষের দিকে বা ফোর্থ ইয়ার থেকে শুরু করতে পারেন। এটার আসলে কোনো ধরাবাধা নিয়ম নেই।
ইমেইল করার সময় এটা মেনে নিয়েই করতে হবে –হয়ত অধিকাংশ প্রোফেসর আপনার ইমেইলের উত্তর দিবেন না। তবু Follow up চালিয়ে যেতে হবে। তারপরও যারা হয়ত রিপ্লে দিবে বলবে ফান্ড নেই, নতুন স্টুডেন্ট নিব না, MS ছাড়া নেব না আরো কত কত সব অভিনব অজুহাত! কিন্তু আপনাকেও মনে রাখতে হবে এতো সব নেগেটিভ উত্তরের ভিড়ে শুধুমাত্র একটা পজিটিভ উত্তরই আপনার ভাগ্য বদলে দিতে পারে!